就活では何度もメールを送る機会がありますよね。
- 会社説明会に参加を希望するとき
- 面談のお礼を伝えるとき
- 選考を辞退するとき
この記事ではこの3パターンにおいて、僕が実際に送ったメールを例にしながら就活でのメールの書き方をまとめます。
基本的には名前や日にちを書き換えさえすれば、そのままコピペしても大丈夫なぐらい。
そのぐらいきちんと作ったものを紹介します。
ぜひご参考に！
就活メールの書き方①会社説明会に参加を希望するとき
株式会社〇〇
新卒採用ご担当者様【もしくは〇〇様】
お世話になります。
〇〇大学○学部の渋沢ユウと申します。
□月□日の合同説明会にてお話を伺いまして、ぜひ貴社の会社説明会に参加させていただければと思いご連絡いたしました。
＜参加希望日時＞
・第1希望：□月□日（月）15:00～16:30
・第2希望：□月□日（水）15:00～16:30
・第3希望：□月□日（金）16:00〜17:30
お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーーーーーーーーー
〇〇大学◯学部
渋沢ユウ / Shibusawa Yu
TEL : 090-1234-5678
E-mail : ~~~~~~~~@gmai.com
ーーーーーーーーーーーーーーーーー
会社説明会の参加希望をメールで連絡する場合はこんな感じ。
想定としては、「合同説明会」で興味を持った会社の「個別説明会」に参加する場合ですね。
「合同説明会で配られた資料に、個別説明会の日にちが書かれていて、、」という状況を想定しています。
・件名はどう書く？
まず件名だけを読んでも内容が伝わるようにしましょう。
今回で言えば、
- どこの大学の
- 何という人が
- 何を目的にメールを送ったか
が相手に伝わればOKです。
そのため、会社説明会参加申し込み（〇〇大学・渋沢ユウ）と書くのがわかりやすくて親切です。
・本文はどう書く？
次に本文について。
初めて相手にメールを送るときは「お世話になります」を使います。
今回の場合は合同説明会で話を聞いただけでメールを送るのは初めてなので、「お世話になります」を使うのがベターです。
でもたまに
どんなときも「いつもお世話になっております」を使うべきだ！
と言う人もいますが、ちょっと考えてみてください。
あなたがメールを送る相手は「いつも」お世話になっている相手でしょうか。
僕はそこに引っ掛かりを覚えたので「お世話になります」を使うようにしています。
もちろんメールを送る相手と以前にも関わったことがある場合は「いつもお世話になっております」がおすすめですよ。
あと参加希望日時は第3希望まで書くのが一般的です。
一つの日程しか書かないと、その日程が満員の場合に余計なやりとりが発生してしまいます。
そのため選択肢をある程度提示する方が親切です。
なので第3希望まで、最低でも第2希望までは書くようにしておきましょう。
就活メールの書き方②面談のお礼を伝えるとき
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇大学○学部の渋沢ユウと申します。
本日はお忙しい中、面談のお時間をいただき誠にありがとうございました。
〇〇様のお話を伺って、
【感想・考えたことを簡潔に述べる】
ご多忙かと思いますので、ご返信には及びません。
改めて本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。
引き続きよろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーーーーーーーーー
〇〇大学◯学部
渋沢ユウ / Shibusawa Yu
TEL : 090-1234-5678
E-mail : ~~~~~~~~@gmai.com
ーーーーーーーーーーーーーーーーー
面談のお礼を伝える場合はこんな感じ。
想定としては選考途中に人事の方から連絡をもらって、面談の時間を取っていただいた場合です。
面談は「次の選考の対策」や「就活に対する相談」などをできる時間なので、積極的に活用していくべきですね。
たいていの場合は人事の方の名刺をいただけるので、そこに記載してある人事の方のメールアドレスにお礼の連絡をしておきましょう。
ちなみにメールを送るのは、面談の当日がおすすめです。面談を終えて3時間以内ぐらいに送ることができるとベストですね。
面談から何日も経ってからお礼の連絡をするのも不自然ですし、それに当日なら送り忘れる心配もありません。
そのため、できれば当日中、遅くとも翌日までには連絡をしておくことをおすすめします。
・件名はどう書く？
簡潔なタイトル付けが必要なのは「①会社説明会に参加を希望するとき」と同様です。
①では書かないことで、ここで気をつけるべきは日にちを記載すること。
人事の方は就活生の面談を何回もしているので、何日の面談なのか記入しておかないとわかりにくくなってしまいます。
もちろん名前を調べたりメールを開封すればわかりますがそれは手間なので、人事の方の負担軽減のためにも日付記入は必須です。
・本文はどう書く？
ここで重要なのはこの2点。
- 感想・考えたことを簡潔に述べること
- 返信不要を明記すること
感想・考えたことを簡潔に述べること
面談の時間を人事の方にせっかく取っていただいたので、その感想や考えたことを簡潔にまとめましょう。
本当に1行2行でいいので、
- 次回の選考に向けて準備すべきことが明確になりました
- 自分の就活に対する甘さを実感しました
など書いておきましょう。
これは本来は不要なものなので書かないでもOKですが、相手の時間をいただいた礼儀として少し書いておくことがおすすめです。
ちなみに僕は面談のお礼メールを書く時は毎回書いていました。少しだけ時間はかかりますが、テンプレ感を消すことができるのでおすすめ。
返信不要を明記すること
これはかなり重要。
いちいち面談のお礼メールに返信するのは人事の方にとって大変なことです。
そのため返信不要であることを明記して負担軽減を図りましょう。
ただ、「返信不要」とだけ書くのはいくらなんでも雑なので、「ご多忙かと思いますので、ご返信には及びません」みたいな書き方がおすすめ。
就活メールの書き方③選考を辞退するとき
株式会社〇〇
新卒採用ご担当者様
いつもお世話になっております。
〇〇大学○学部の渋沢ユウと申します。
□月□日（月）16:00-17:00に2次面接をお願いしていたのですが、一身上の都合により、辞退させていただきたくご連絡いたしました。
身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
ーーーーーーーーーーーーーーーーー
〇〇大学◯学部
渋沢ユウ / Shibusawa Yu
TEL : 090-1234-5678
E-mail : ~~~~~~~~@gmai.com
ーーーーーーーーーーーーーーーーー
今回は2次選考辞退の場合ですが、もちろん3次でも4次でもOKです。
ここで重要なのは次回選考の日にちと時間を明記すること。
学生の照合に必要な情報なので必ず記載しておきましょう。
選考の枠には人数制限があることが多いので、選考辞退を決めたらすぐに連絡をするようにしておきましょうね。
・メールで選考辞退をするのは失礼？
メール一本で選考を辞退するのは失礼だ！せめて電話をしないと、、！
みたいなことを言う人がたまにいます。
でも、僕はそう思いません。
なぜなら、わざわざ電話をかけて選考辞退をするのは企業にとっても就活生にとっても手間だから。
正直メールで辞退した方がお互いにメリットがあります。
企業によっては、選考辞退するのに何も連絡しない人もいるぐらいなので、メールで連絡してくれるだけマシという考えもあるぐらい。
それに、大きな会社であれば選考を受ける人の数も多いですし、いちいち電話で辞退されていたらキリがありません。
もちろん内定辞退であれば電話が推奨されるのは理解できますが、「選考辞退」程度であればメールでも大丈夫ですよ。
まとめ
- 会社説明会に参加を希望するとき
- 面談のお礼を伝えるとき
- 選考を辞退するとき
以上3パターンを解説しました。
参考にしていただけると嬉しいです。
またメールの署名の書き方については別の記事で解説しています。
＞＞【テンプレ付き】就活生向けに「メールの署名の書き方」を解説します
こんにちは、渋沢です。